Power BI
Power BI: dashboardy dla zarządu, sprzedaży i marketingu z jednego modelu danych
Comiesięczne zestawienia często powstają ręcznie: ktoś eksportuje dane z CRM (systemu do obsługi klientów), programu do fakturowania i kont reklamowych, skleja je w Excelu i rozsyła dalej, a każdy dział ma potem własną wersję liczb. Power BI to platforma analityczna Microsoftu. Dane z wielu systemów trafiają w niej do jednego modelu, wskaźniki mają jedną definicję, a wyniki są dostępne jako interaktywne raporty i dashboardy, czyli pulpity z kluczowymi liczbami.
W G2 TEAM projektujemy dashboardy Power BI i przygotowujemy pod nie dane, często z systemów znanych nam z innych projektów: CRM Pipedrive i Odoo, Google Analytics 4 (GA4), kampanii Google Ads i Meta Ads oraz aplikacji webowych.
Czym jest Power BI i co je wyróżnia
Power BI Desktop to bezpłatna aplikacja na Windows do pobierania danych, budowy modelu i projektowania raportów. W usłudze Power BI (Power BI service), działającej w przeglądarce, raporty są publikowane, udostępniane i odświeżane według harmonogramu w obszarach roboczych (workspace). Power BI działa samodzielnie albo jako część Microsoft Fabric – platformy analitycznej Microsoftu, z którą dzieli administrację i licencjonowanie.
Raport może mieć wiele stron i filtrów, a dashboard to jedna strona z kafelkami przypiętymi z raportów. Oba korzystają z modelu semantycznego (semantic model): danych z relacjami i definicjami wskaźników.
- Power Query – pobieranie i porządkowanie danych; Power BI Desktop ma gotowe połączenia z ponad 100 źródłami.
- DAX (Data Analysis Expressions) – język formuł do miar, np. marży, realizacji planu czy zmiany rok do roku.
- Row-level security (RLS) – zabezpieczenia na poziomie wierszy: handlowiec widzi swoich klientów, a kierownik oddziału cały oddział.
- Microsoft 365 – raporty w kanałach Microsoft Teams, analiza modelu w Excelu (Analyze in Excel) i subskrypcje e-mail z migawką raportu.
Power BI ma asystenta Copilot, który odpowiada na pytania o dane i pomaga budować raporty. Wymaga on płatnej pojemności (capacity – zasobów wykupionych dla organizacji): Fabric od F2 albo Power BI Premium od P1; sama licencja Pro lub Premium Per User (PPU) nie wystarczy. Pytania o dane są oficjalnie obsługiwane tylko po angielsku, więc traktujemy Copilota jako dodatek, a nie podstawę wdrożenia.
Jakie dane łączymy w Power BI
Konektory Microsoftu obejmują m.in. Excel, SharePoint, SQL Server, MySQL, PostgreSQL, Dynamics 365, Google BigQuery (hurtownia danych Google), Arkusze Google i Google Analytics (z obsługą GA4). Na liście brakuje gotowych połączeń z Pipedrive, Odoo, Google Ads i Search Console. Dane z CRM pobieramy więc przez API (interfejs wymiany danych) do pośredniej bazy lub BigQuery, a dane Google Ads i Search Console trafiają tam codziennymi eksportami Google. Z BigQuery Power BI łączy się w trybie importu (kopia danych w modelu) lub DirectQuery (zapytania do źródła na bieżąco).
Źródła w sieci firmy, np. baza systemu ERP (zamówienia, magazyn, finanse) na serwerze w biurze, wymagają bramy danych lokalnych (on-premises data gateway). Lejek w raporcie odzwierciedla etapy i pola w CRM, dlatego warto je zaplanować przy wdrożeniu Pipedrive lub Odoo. Dane z GA4 mają wartość, gdy pomiar i zgody działają poprawnie – tym zajmujemy się przy konfiguracji pomiaru w GTM i GA4 z Consent Mode v2.
Jakie dashboardy Power BI budujemy w G2 TEAM
Zarząd i finanse. Przychód, marża i realizacja planu według miesięcy, oddziałów i grup produktów. Dane z systemu sprzedaży lub ERP zestawiamy z budżetem z Excela, a pierwsza strona pokazuje odchylenia od planu.
Sprzedaż i CRM. Wartość szans sprzedaży na poszczególnych etapach, prognoza, czas od zapytania do umowy i wyniki handlowców. Dzięki RLS każdy handlowiec widzi swoje dane, a kierownik cały zespół.
Marketing. Koszty kampanii Google Ads i Meta Ads zestawione z leadami (zgłoszeniami potencjalnych klientów) i umowami z CRM lub zamówieniami ze sklepu internetowego. Koszt pozyskania klienta wynika wtedy z faktycznej sprzedaży, a nie z liczby formularzy.
Deweloperzy nieruchomości. Stan sprzedaży lokali według inwestycji, etapów i typów mieszkań, ceny za metr, rezerwacje, umowy i źródła zapytań – jeśli są prowadzone w CRM, systemie sprzedaży lub arkuszu. Do modelu mogą trafiać też zgłoszenia z formularzy na stronach inwestycji.
Power BI czy Looker Studio?
Wybór zależy od źródeł danych, liczby odbiorców i zasad dostępu do danych.
| Narzędzie | Mocne strony | Kiedy wybrać |
|---|---|---|
| Power BI | Model semantyczny z miarami DAX, RLS, aplikacje i subskrypcje, integracja z Excelem i Microsoft Teams | Liczby z CRM, sprzedaży i budżetu mają się zgadzać w jednym miejscu, a zakres danych zależy od roli |
| Looker Studio (Data Studio) | Wersja podstawowa bez opłat, połączenia z usługami Google, raport otwierany z linku | Głównym tematem są kampanie i ruch na stronie, a zespół korzysta z Google Workspace |
| Excel lub Arkusze Google | Nie wymaga wdrożenia, każdy umie z niego korzystać | Pojedyncze analizy i proste zestawienia; przy stałym raporcie z kilku systemów wygodniejszy jest model danych |
| Własny panel w aplikacji webowej | Pełna kontrola nad wyglądem, logiką i uprawnieniami | Dane mają zobaczyć klienci, kupujący lub partnerzy w portalu, a nie tylko pracownicy |
O narzędziu Google do raportów marketingowych piszemy na stronie o Looker Studio.
Jak pracujemy
- Cele i wskaźniki. Rozmawiamy z przyszłymi odbiorcami raportu i spisujemy pytania, na które ma odpowiadać. Ustalamy definicje, np. czy przychód liczymy netto i czy datą sprzedaży jest podpisanie umowy, czy wpłata.
- Porządek w danych i pomiarze. Sprawdzamy, kto odpowiada za źródła, czy w CRM nie ma zdublowanych klientów i pustych etapów oraz czy konwersje w GA4 liczą się raz.
- Model danych. Układamy go według schematu gwiazdy (star schema) zalecanego przez Microsoft: tabele faktów (sprzedaż, leady, koszty) i wymiarów (data, klient, produkt, inwestycja). Piszemy miary DAX, role RLS i ustawiamy harmonogram odświeżania.
- Dashboard. Projektujemy stronę podsumowania i strony z detalami, z przechodzeniem na niższy poziom (drill-down), np. z roku do miesiąca. Sprawdzamy widok w aplikacji mobilnej i zgodność liczb ze źródłami.
- Przekazanie i szkolenie. Publikujemy raporty w środowisku Microsoft 365 firmy jako aplikację Power BI. Szkolimy odbiorców i osobę, która będzie rozwijać model, oraz przekazujemy opis miar.
Pytania o Power BI
Ile kosztują licencje Power BI?
Power BI Desktop jest bezpłatny. Do publikowania i udostępniania raportów potrzebna jest płatna licencja na użytkownika – Power BI Pro lub PPU – i w standardowym modelu musi ją mieć także każdy odbiorca. Wyjątkiem są treści w pojemności Fabric F64 lub większej albo w Power BI Premium: tam odbiorcom wystarczy licencja bezpłatna (mniejsze pojemności F tego nie dają). Licencję Pro zawierają niektóre plany Microsoftu, np. Office 365 E5. Ceny zależą od kraju i waluty, więc koszt liczymy dla konkretnego zespołu.
Czy do Power BI potrzebny jest Windows?
Do tworzenia raportów – tak: Power BI Desktop wymaga Windows 10 lub nowszego. Na Macu można korzystać z Windows 365 lub Azure Virtual Desktop, które Microsoft oficjalnie wspiera dla Power BI Desktop. Odbiorcy Windowsa nie potrzebują: raporty otwierają w przeglądarce, w aplikacji mobilnej albo w Microsoft Teams.
Jak często odświeżają się dane?
W trybie importu model odświeża się według harmonogramu: do 8 razy dziennie przy samych licencjach Pro i do 48 razy dziennie w pojemności Premium, PPU lub Fabric. DirectQuery odpytuje źródło przy każdej interakcji – daje bieżące wyniki, ale obciąża bazę i ma ograniczenia, więc stosujemy go wybiórczo. Liczy się też samo źródło: dane dzienne GA4 pojawiają się z około 12-godzinnym opóźnieniem.
Kto widzi jakie dane?
Dostęp nadaje się przez role w obszarze roboczym, udostępnienie raportu albo aplikację Power BI. RLS ogranicza dane tylko osobom z rolą Viewer (odbiorca); role Admin, Member i Contributor (z prawem edycji) widzą cały model, więc handlowcy i kierownicy oddziałów powinni mieć rolę Viewer. Uwaga na subskrypcje e-mail: obraz w wiadomości pokazuje dane z perspektywy autora subskrypcji.
Zacznijmy od jednego raportu
Dobrym początkiem jest jeden obszar, np. lejek sprzedaży; kolejne dashboardy Power BI można dodać później. Opisz w formularzu „Zapytaj o ofertę” poniżej, z jakich systemów korzystasz i kto ma oglądać raporty, a zaproponujemy zakres prac i model licencji. Pracujemy z biur w Szczecinie, Warszawie i Poznaniu i mamy na koncie ponad 400 realizacji.
